Описание
Ранее Заказчик работал в 1С:Бухгалтерия предприятия, ред. 3.0, но база многократно дорабатывалась без единой методологии, справочник номенклатуры был сильно задвоен, одно и то же сырьё использовалось в десятке вариантов, номенклатура с Ветис (Меркурий) не соответствовала позициям в 1С, а сама база содержала «битые» ссылки и накопленные ошибки.
Спецификации и производственные операции вели в этой же базе и с ошибками – номенклатуре присваивались некорректные единицы измерения, не работали коэффициенты пересчета. Всё, что касалось налогов и отчётности, фактически собиралось в Excel, бухгалтер вручную сводил обороты банка, кассы и поставщиков. ККТ была подключена, но логика пробития чеков не соответствовала требованиям ФЗ‑54 и новой методологии 1С.
Помимо этого, Компания выросла до оборота, при котором переходит на УСН с НДС 5%, что повышает требования к качеству учёта, корректности чеков и первичных документов.
Для перезапуска учёта клиент выбрал «Первый Бит» – за опыт восстановления запущенных баз 1С и понимание специфики пищевого производства. Отдельно важна была готовность работать «на живой системе»: предприятие не могло останавливать производство на время переноса.
Рассматривали три подхода.
Оставить старую базу и чинить ошибки точечно – не подошло: часть ошибок может оказаться неустранимой, задвоения номенклатуры не разобрать, а риск поломки перед переходом на НДС 5% – слишком высокий.
Создать новую базу без переноса остатков – тоже не подошло: без исторических данных неудобно проводить сверки, аудиты и анализировать динамику.
Остановились на компромиссном варианте: создали новую базу 1С:Бухгалтерия на актуальном релизе, перенесли остатки по основным счетам на выбранную дату, а также справочники номенклатуры (с чисткой дублей), контрагентов, договоров и ПТ-спецификаций.
Это позволило сохранить возможность сверок и аудита, но начать с чистой структуры – без накопленных ошибок.
Далее осуществили корректный «Ввод начальных остатков» по ключевым счетам материалы и сырьё (в т.ч. яйца, шпик, мясо) с партиями, параллельно настроили Ветис, ЭДО и кассы. Для всех спорных долгов по покупателям и поставщикам перенесли свёрнутые остатки, а разбор и окончательную корректировку клиент ведет уже в новой базе.
В контуре по настройке интеграции с Ветис (Меркурий) – сопоставили пользователей Ветис с пользователями 1С, настроили расписание обмена, выгрузили и проверили регистр «Соответствия номенклатуры Ветис», зачистили задвоения. Для исходящих транспортных операций автоматизировали заполнение температурных режимов перевозки («заморожено / охлаждено», диапазоны температур), реализовали автоподтягивание текстов в «Особые отметки» в ВСД по шаблонам.
Для корректного ведения учета скорректировали единицы измерения, настроили коэффициенты пересчёта на уровне единиц измерения и производственных спецификаций (с учётом среднего веса). Включили учёт выпуска по данным продаж, чтобы автоматически формировать выпуск при реализации типовых позиций.
При выполнении работ приходилось учитывать, что в новой базе были заведены документы задним числом (реализации и чеки), что ломало закрытие месяца и требовало пересчёта взаиморасчётов за прошлые периоды.
Одновременно с внедрением у клиента активно шли производственные процессы, которые не могли остановиться на время переноса, поэтому все изменения делались «на живой системе» с постоянной проверкой.