Управленческий баланс: что это, как составить и анализировать

Для эффективного развития бизнеса необходимы точные данные. Не всегда регламентированный учет позволяет оценить общую картину финансового состояния компании. В статье разберем, зачем нужен управленческий баланс, чем он отличается от бухгалтерского, как его правильно составить и анализировать, а также приведем примеры составления управленческого баланса.

Что такое управленческий баланс и зачем есть составлять

Управленческий баланс — это один из трех ключевых финансовых отчетов, который дает полное представление о финансах компании и показывает, насколько эффективно ей управляют. Частота составления этого отчета зависит от размера компании: для малого бизнеса лучше делать его ежемесячно, а для крупного — достаточно раз в год.

Баланс необходим для получения ответов на ключевые вопросы владельца бизнеса и инвесторов. Из него можно понять, на чем держится бизнес — на своих деньгах или на кредитах, растет ли компания — становится ли она дороже с каждым годом, сможет ли вернуть вложения — хватит ли у компании денег, чтобы рассчитаться по обязательствам.

Управленческий баланс позволяет:

• Понять, откуда поступили и на что были потрачены средства. Например, куда были вложены деньги, полученные от кредиторов и инвесторов.
• Выявить финансовые проблемы на ранних этапах. Баланс позволяет заметить снижение прибыли и найти возможности для роста.
• Оценить стоимость компании. Для этого нужно сложить все активы (что есть в собственности у компании) и вычесть долги.
• Упростить планирование. Баланс показывает доступные активы, помогает оценить прибыльность и платежеспособность компании, а также помогает владельцам и инвесторам принимать решения о развитии и финансировании.
• Разобраться, почему прибыль есть, а денег нет. Если в отчетах прибыль есть, а на счетах пусто — возможно, деньги «зависли» в запасах или дебиторской задолженности. Баланс это покажет.
• Управлять долгами. Баланс показывает долговые обязательства, помогая руководству контролировать кредитную нагрузку на компанию. Даже если у организации хорошая прибыль, но есть большие долги перед кредиторами, выводить много денег не стоит.
• Оценить эффективность вложенных средств. Баланс поможет рассчитать рентабельность собственного капитала и оценить, что было выгоднее: вложить деньги в бизнес или положить в банк под проценты.

Отличия управленческого и бухгалтерского баланса

Бухгалтерский и управленческий балансы — это два разных финансовых отчета, которые часто путают, но они выполняют разные функции и не заменяют друг друга.

Бухгалтерский баланс предназначен для внешних контролирующих органов. Это обязательный финансовый отчет, который организации обязаны составлять ежегодно и представлять в налоговую инспекцию не позднее 31 марта года, следующего за отчетным. Структура бухгалтерского баланса строго регламентирована и заполняется по установленной форме, изменения в которую не допускаются.

Управленческий баланс используется внутри компании. Его можно составлять в любое время и в удобной для бизнеса форме, адаптированной под потребности конкретного бизнеса. Его рекомендуется составлять ежемесячно или ежеквартально, чтобы собственник получал актуальную информацию о финансовом состоянии компании.

Для удобства привели ключевые различия между этими отчетами в таблице.

Хотя формирование управленческого баланса вручную может занимать много времени, существуют специализированные сервисы, которые автоматизируют этот процесс, например, БИТ.ФИНАНС Управленческий учет. 

Структура управленческого баланса

Базовый управленческий баланс состоит из двух основных компонентов:

1. Активы — в этой части отображается, как используется капитал.
2. Пассивы — в этой части указаны источники капитала и обязательства.

Активы

Активы показывают, чем владеет компания (оборудование, здания и помещения, товары на складе, техника и мебель в офисе и т.д.). Обычно активы в управленческом балансе делятся на две категории:

Оборотные активы

Это ресурсы, которые участвуют в процессе продажи товара или оказания услуги и приносят доход в течение года. К ним относятся:

• Запасы: товары на складе, незавершенное производство, сырье и материалы.
• Дебиторская задолженность: долги контрагентов перед компанией.
• Деньги на счетах компании.
• Прочие оборотные активы: расходы будущих периодов и суммы НДС с полученных авансов.

Внеоборотные активы

Это имущество, которое используется в производстве более одного года. К ним относятся:

• Основные средства: оборудование, мебель, здания, машины.
• Нематериальные активы: например, сайт компании или товарный знак

Пассивы

Пассивы показывают, на какие средства эти активы были приобретены (собственные деньги организации, заемные средства, деньги поставщиков и клиентов). Разделение пассивов осуществляется на основе источников капитала.

Собственный капитал

Это деньги, вложенные в бизнес его владельцем, а также нераспределенная прибыль, которую компания заработала и реинвестировала в развитие/отложила в фонды. 

Обязательства

Это долги компании перед другими лицами или организациями. К обязательствам относятся:

• Долгосрочные кредиты и займы, требующие погашения свыше одного года.
• Краткосрочные кредиты и займы со сроком погашения менее одного года, включая задолженности по зарплате, счета от поставщиков, налоговые долги, а также полученные авансы от покупателей и другие обязательства.

Если все было учтено правильно, активы всегда должны равняться пассивам. Это означает, что средства, которыми располагает компания, равны источникам их получения. Несоответствие указывает на возможные ошибки в расчетах или учете. Поэтому для заполнения данных в таблицах лучше использовать специализированные программы, чем делать это вручную.

Как составить управленческий баланс: основные этапы

Составление управленческого баланса зависит от структуры вашей компании и особенностей бизнеса. Ниже представлен общий план, который поможет вам создать управленческий баланс, учитывая индивидуальные особенности вашего предприятия.

Шаг 1: Определите цели составления управленческого баланса

Прежде чем приступить к составлению отчета, важно понять, для чего он нужен.

Цели определяют, какие детали следует включить в отчет. Например, для базовой оценки финансового состояния не требуется глубокая детализация, а для инвесторов важно предоставить полную информацию о собственных и заемных средствах компании.

Шаг 2: Определите структуру отчета 

Структура отчета должна быть удобна для вас и вашей команды. Например, если важно видеть детали по долгосрочной задолженности, можно разделить записи в пассивах по различным параметрам (вид задолженности, срок погашения и т.д.).

Аналогично можно детализировать другие категории, например, добавить подкатегории для товарных запасов. Создайте таблицу, соответствующую вашей структуре, или используйте специализированные программы.

Шаг 3: Соберите исходные данные

Для заполнения управленческого баланса необходима информация об активах и пассивах компании. Для обеспечения точности данных используйте:

• Официальные бухгалтерские данные.
• Данные управленческого учета (если ведется отдельно).
• Информацию о движении денежных средств.
• Данные о расчетах с контрагентами и другую информацию об активах и пассивах.

Если подготовкой отчета занимаются несколько человек, важно установить четкие правила заполнения. Единое понимание задачи и подхода к учету обеспечит корректность данных. Это важно, чтобы избежать дублирования или ошибок.

Если сумма активов не равна сумме пассивов, необходимо перепроверить данные и пересчитать результаты. Данные должны совпадать, иначе отчет будет некорректным, и работать с ним будет невозможно.

Шаг 4: Рассчитайте финансовый результат

Финансовый результат рассчитывается за определенный период. Определите период, соответствующий вашим целям, например, 1 месяц, 1 квартал или другой срок. Специализированные программы, такие как БИТ.ФИНАНС Управленческий учет, автоматически формируют управленческий баланс на основе данных в системе. В случае выявления аномальных значений система подсвечивает их, что упрощает поиск и исправление ошибок.

Анализ управленческого баланса

Анализ управленческого баланса поможет выявить тенденции, проблемы и возможности для улучшения финансового состояния. Выводы по итогам анализа позволяют принять решения о распределении ресурсов и финансовой устойчивости.

Существует два способа анализа управленческого баланса.

Первый способ включает два метода:

1. Горизонтальный анализ, при котором сравнивают одинаковые финансовые показатели за несколько периодов. Это помогает оценить, как компания управляет своим бизнесом и достигает целей, а также позволяет прогнозировать будущие финансовые результаты. Например, дебиторская задолженность в 2023 году составила 1 000 000 рублей, а в 2024 году — 1 200 000 рублей.
2. Вертикальный анализ, при котором все категории показываются в соотношении к общей сумме отчета. Например, можно выяснить, что дебиторская задолженность составляет 17,6%, и посмотреть, как она менялась в предыдущие годы.

Второй способ — это расчет финансовых показателей и их сравнение в динамике для оценки состояния бизнеса. В таблице рассмотрели ключевые коэффициенты с формулами расчета.

Пример составления и анализа управленческого баланса в Excel

Шаг 1. Определите структуру баланса

Решите, какие показатели будут включены в отчет. Например, для активов это могут быть основные средства, нематериальные активы, товарные запасы, дебиторская задолженность и др. Для пассивов — уставный капитал, нераспределенная прибыль, кредиты и прочая кредиторская задолженность.

Шаг 2. Заполните начальные данные

Для первого квартала используйте показатели на 1 января текущего года в качестве базовых. На данном этапе важно проконтролировать, чтобы баланс сходился. На примере мы видим, что 1 000 000 (Активы) = 1 000 000 (Пассивы).

Шаг 3. Ежемесячно обновляйте данные

В конце каждого месяца вносите актуальные показатели. Следите за точностью записей, проверяя их с помощью других управленческих отчетов.

Шаг 4. Анализируйте изменения

По завершении квартала сравните показатели с началом периода. Рассчитайте абсолютные и относительные изменения, чтобы оценить динамику.

Как мы видим из примера, по итогам первого квартала компания улучшила свою ликвидность: несмотря на спад в феврале, денежные средства выросли на 20%, а дебиторская задолженность снизилась (значит компания эффективно собирает долги).

В целом, компанию можно считать финансово устойчивой, поскольку собственный капитал увеличился до 1.13 млн руб. (+13%), а долговая нагрузка снизилась на 25%. Однако существует риск затоваривания: из-за роста товарных запасов на 6.7% нужно проверить оборачиваемость и проанализировать продажи.

Как итог, компании стоит продолжать политику сокращения дебиторской задолженности, проанализировать оборачиваемость товарных запасов и рассмотреть инвестиции в основные средства для развития бизнеса.

Автоматизация управленческого баланса

Использование специализированных программ для составления и анализа управленческого баланса может быть более удобным, чем работа с таблицами, поскольку они автоматически выполняют расчеты, минимизируют ошибки и экономят время. Далее разберем преимущества формирования управленческого баланса в таких решениях, как 1С и БИТ.ФИНАНС.

Управленческий баланс в БИТ.ФИНАНС

Система БИТ.ФИНАНС помогает автоматизировать создание основных финансовых бюджетов, таких как бюджет доходов и расходов (БДР), бюджет движения денежных средств (БДДС), балансовый отчет (ББЛ).

В программе есть справочники, которые содержат статьи бюджетов, их структуру, а также финансовую структуру компании (список ЦФО). Система позволяет получать необходимые фактические данные и проводить сложные расчеты. Для составления отчетов предусмотрена настраиваемая система, которая позволяет получать отчеты в любом формате и проводить анализ информации.

Разберем подробнее процесс формирования бюджета по балансовому листу (ББЛ) в БИТ.ФИНАНС. Система формирует ББЛ с помощью специального плана счетов, который организация может заполнить уникальными счетами для учета.

Баланс формируется автоматически на основе проводок по плану счетов, учитывая результаты оборотов по статьям бюджетов при формировании БДР, БДДС, а также операционных и вспомогательных бюджетов. Сбалансированность активов и пассивов достигается благодаря двойной записи при планировании доходов, расходов и движении денежных средств.

Система предлагает гибкие настройки для закрытия счетов, что позволяет реализовать разные алгоритмы закрытия периодов.

Балансовый отчет может быть создан отдельно для каждого центра финансовой ответственности или в формате консолидированного бюджета для холдингов, исключая внутригрупповые обороты. Система также поддерживает создание нескольких версий баланса благодаря сценариям бюджетирования.

Структура статей и форма отчетов могут отличаться у разных компаний. Для создания отчетной формы баланса в БИТ.ФИНАНС используется механизм произвольных отчетов, который позволяет настроить вид баланса и порядок его заполнения.

Для получения фактических данных по ББЛ в БИТ.ФИНАНС реализован механизм трансляции данных. Все хозяйственные операции, учитываемые в системе, также фиксируются в рамках бюджета по сценарию «Факт», что позволяет в любой момент времени анализировать разницу между фактическим и запланированным состоянием финансов и своевременно реагировать на отклонения.

Для сравнения плановых и фактических показателей по балансовому отчету можно использовать отчет «План-фактный анализ по бюджету (обороты)» или создать индивидуальный отчет, где будут выводиться плановые и фактические значения.

Управленческий баланс в 1С

В программе 1С можно создавать управленческий баланс в двух режимах:

• Вывод оборотов по статьям: за выбранный период показываются все движения по статьям активов и пассивов, отмеченным как «Выводить обороты в УБ».
• Группировка по активам/пассивам: активные и пассивные статьи отображаются в отдельных разделах в зависимости от их сальдо.

В настройках можно установить фильтры для данных отчета, например, по номенклатуре, настраиваются отображаемые в отчете поля и их порядок, а также определяется группировка строк в отчете. Доступны два вида настроек: «Простой» и «Расширенный». Простой режим позволяет быстро настроить основные параметры, такие как отборы, поля и структуру. Расширенный режим предоставляет больше возможностей для детальной настройки отчета.

Если в управленческом и регламентированном учете используются разные валюты, отчет «Управленческий баланс» может иметь временные ограничения. Некоторые данные, такие как суммы по подарочным сертификатам, возвратной таре или товарам к оформлению, могут не отображаться в отчете, что может привести к нарушению баланса. Кроме того, пересчет по курсу на дату операции может вызвать отклонения из-за курсовой разницы.

После закрытия месяца для выявления некорректных данных используется отчет «Контроль баланса». Он показывает документы, нарушающие баланс, и позволяет контролировать финансовые показатели по месяцам, статьям активов и пассивов, а также по документам.

Вывод

• Управленческий баланс (УБ) — это не обязательный по законодательству, но очень полезный для владельцев финансовый отчет, который показывает активы и обязательства компании.
• В отличие от бухгалтерского баланса, формат управленческого баланса не имеет строгих стандартов и может быть адаптирован под конкретные задачи, что помогает собственнику отслеживать изменение ситуации в компании в динамике.
• Управленческий баланс создается на основе бухгалтерских данных, информации о движении денежных средств, а также других сведений об активах и пассивах предприятия.
• В корректно составленном отчете всегда соблюдается равенство между «Активами» и «Пассивами»: если есть несоответствие, необходимо искать ошибку, так как исключений в балансе не бывает.
• Управленческий баланс можно анализировать двумя способами: путем сравнения данных УБ за разные периоды или расчета показателей для анализа на основе отчета. Например, с помощью УБ можно вычислить коэффициент ликвидности, уровень рентабельности и другие параметры.
• Баланс полезен не только для собственников, но и для инвесторов, так как помогает оценить степень закредитованности бизнеса.
• Управленческий баланс можно создавать в виде таблиц или с использованием специализированных программ.