По данным, лишь 10% руководителей и индивидуальных предпринимателей подписывают отчетность и цифровые деловые документы самостоятельно, используя свою личную электронную подпись. Остальные 90% делегируют это право уполномоченным лицам: работникам или бухгалтерам на аутсорсинге. В настоящее время представитель может подписать отчетность с использованием так называемого сертификата сотрудника (он же — КЭП юридического лица). Однако с сентября 2024 года такие сертификаты утратят силу. Чтобы подписывать отчетность или электронные первичные документы, бухгалтеру необходимо будет получить машиночитаемую доверенность или электронную подпись физического лица.
Изменения, вступающие в силу с сентября 2024 года
До сентября представители компании (сотрудники, бухгалтеры на аутсорсинге и т.д.) могут подписывать цифровые документы организации двумя способами:
- Через персональный сертификат физического лица, выданный в УЦ. Для подтверждения полномочий прикрепляется машиночитаемая доверенность (МЧД).
- Через так называемый сертификат работника (он же — КЭП или ЭЦП юридического лица) с данными организации. Доверенность не нужна.
С 1 сентября 2024 года сертификаты сотрудников больше не будут действовать. Следовательно, к этому времени каждый уполномоченный представитель (например, бухгалтер) обязан получить персональный сертификат физического лица. А организация или индивидуальный предприниматель — оформить для него машиночитаемую доверенность.
Важно! Действовать по старым правилам смогут те компании, в которых все цифровые документы подписывает лично руководитель с УКЭП. Доверенность не потребуется и предпринимателю, который самостоятельно подписывает электронные документы. Также изменения не затронут организации и ИП, которые уже оформили машиночитаемые доверенности для своих уполномоченных лиц.
Необходимые действия до 1 сентября
Компании или индивидуальные предприниматели, чьи документы подписываются уполномоченными лицами без выпущенной для них машиночитаемой доверенности, должны до сентября предпринять следующие шаги:
- Во-первых, необходимо получить электронную подпись физического лица, обратившись в коммерческий удостоверяющий центр для её оформления.
- Во-вторых, следует оформить машиночитаемую доверенность. Существуют различные варианты такого документа. Можно выбрать версию 003, которая позволяет обмениваться документами как с бизнес-партнерами (B2B), так и с различными государственными учреждениями (B2G). Данная версия 003 доступна на портале Госуслуг и специализированном портале ФНС.
- В-третьих, необходимо подписать доверенность с использованием УКЭП руководителя или индивидуального предпринимателя. Такие сертификаты можно получить в налоговой службе или в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Если машиночитаемая доверенность требуется исключительно для обмена документами с налоговыми органами, можно использовать специализированный формат, который доступен на официальном сайте налоговой службы.
Важно! Различные государственные учреждения предъявляют свои требования к созданию машиночитаемой доверенности и взаимодействию с ней. Эксперты удостоверяющего центра Контура предоставят консультации по оформлению МЧД для налоговой службы, СФР, таможенной службы, ЕГАИС, Федресурса и других организаций. Они также окажут помощь в настройке рабочего места для эффективного использования УКЭП на соответствующих государственных порталах.
При оформлении доверенности необходимо четко указать полномочия, которые она предоставляет уполномоченному лицу. Классификатор полномочий доступен на официальном портале Госуслуг. Для обмена информацией с налоговыми органами можно найти коды полномочий в справочнике на сайте налоговой службы, согласно письму ФНС от 16 августа 2023 года № ЗГ-3-26/10692. Дополнительно рекомендуется ознакомиться с разделом «Коды полномочий в МЧД: где их взять и как указать».
Как применять машиночитаемую доверенность
По общему принципу, уполномоченное лицо (например, бухгалтер) обязано заверять документы с помощью своей личной УКЭП и прикладывать машиночитаемую доверенность. Однако не всегда требуется каждый раз добавлять доверенность. Можно воспользоваться следующим подходом:
- Разово разместите машиночитаемую доверенность в реестре на специализированном портале ФНС.
- В дальнейшем, при каждом подписании документов, вместо самой доверенности отправляйте только её реквизиты.
Как выполнить переоформление доверенности
Часто возникает необходимость передать полномочия по подписанию корпоративных документов от одного сотрудника к другому. Это может касаться не только смены ответственного работника в рамках компании, но и передачи таких полномочий от одного сотрудника в аутсорсинговой бухгалтерской организации к другому.
Возможно ли внести изменения в машиночитаемую доверенность? Нет, это невозможно. Однако существуют альтернативные способы решения данной задачи.
Первый вариант: руководитель аннулирует ранее выданную машиночитаемую доверенность и оформляет новый документ для другого уполномоченного лица. Об аннулировании МЧД необходимо уведомить налоговую инспекцию в соответствии с форматом, рекомендованным ФНС (письмо от 20.01.22 № ЕА-4-26/534). Если МЧД зарегистрирована в реестре на портале ФНС, достаточно загрузить туда распоряжение об отмене. В случае, если МЧД не была внесена в реестр ФНС, потребуется дополнительно зарегистрировать распоряжение в реестре нотариальной палаты. Затем следует оформить новую доверенность согласно установленной процедуре, описанной выше.
Важно! Машиночитаемую доверенность следует аннулировать и в других ситуациях. Например, когда сотрудник уходит с работы или решает отказаться от ранее предоставленных полномочий.
Второй способ: уполномоченное лицо, на которое была оформлена доверенность, может самостоятельно передать свои полномочия другому человеку. Этот вариант возможен только в том случае, если машиночитаемая доверенность была выдана с правом передоверия (пункт 1 статьи 187 Гражданского кодекса РФ). Такая доверенность называется корневой, и её может подписать исключительно руководитель или индивидуальный предприниматель с использованием своей УКЭП.
Уполномоченное лицо, на которое была выдана корневая машиночитаемая доверенность, имеет право передать свои полномочия другому представителю без необходимости привлечения руководителя или индивидуального предпринимателя. Как осуществить этот процесс? Существует несколько возможных подходов (см. таблицу).
Нормативные требования для передачи полномочий по машиночитаемой доверенности другому лицу
| Кому принадлежит корневая МЧД | Как осуществить передачу полномочий |
| Юридическому лицу (например, обслуживающей бухгалтерии) | Без необходимости нотариального заверения |
| Физлицу — руководителю филиала или представительства организации | Без необходимости нотариального заверения |
| Физлицу, не занимающему должность руководителя филиала компании | С нотариальным подтверждением |
Есть вопросы по применению МЧД? Специалисты компании «Первый БИТ» помогут вам!
Узнать подробности, записаться на БЕСПЛАТНУЮ консультацию можно по телефону.
Также, подключая сервис 1С-Отчетность в нашей организации вы получаете бесплатно:
- Грамотную помощь для создания МЧД в контролирующие органы;
- Выпуск квалифицированной электронной подписи на физические лица без ограничений по количеству;
- Помощь в создании УКЭП.
У нас уже есть большой опыт в работе с МЧД и мы будем рады поделиться им с вами.
