Описание
До внедрения Битрикс24 заявки фиксировались в блокнотах и Excel. Менеджеры развлекательного центра вручную переписывали контакты из ВКонтакте и сервиса онлайн-бронирования «Букза», единая клиентская база отсутствовала. Это приводило к тому, что:
- заявки из разных каналов (ВКонтакте, сайты, Букза) обрабатывались несистемно и терялись;
- невозможно было посмотреть историю взаимодействия по клиенту (звонки, переписки, договорённости по датам и программам);
- руководство не понимало, на каких этапах зависают заявки и какие каналы дают больше всего обращений.
Поэтому руководство центра приняло решение об автоматизации работы. Оптимальным решением стала система Битрикс24.
Подключение и автоматизация каналов лидогенерации
На первом этапе проекта специалисты Первого Бита выстроили единый процесс обработки заявок, опираясь на реальные сценарии, по которым клиенты обращаются в MилаMix:
- через сообщество VK,
- формы на сайте (Tilda или лендинги Битрикс24),
- сервис онлайн‑бронирования «Букза».
Для каждого сценария настроили автоматическую передачу в Битрикс24. Система создает лид или сделку и заполняет ключевые поля: контакты, дату и время, площадку, источник. В ВКонтакте подключили стандартный коннектор, и теперь каждое сообщение в сообщество MилаMix формирует лид с текстом сообщения и контактами. Бронирования из сервиса Букза автоматически создают сделки с заполнением всех необходимых полей, что исключает ручной перенос данных в Excel и снижает риск ошибок.
На сайтах компании подключены ключевые формы «Заказать праздник», «Забронировать батуты» и «Получить предложение». Каждая отправка автоматически создает лид или сделку в нужной стадии воронки с передачей контактов, даты, формата мероприятия и UTM-меток. Дополнительно страницы сайтов также были доработаны: добавлены информационные блоки для батутного центра и парка, описаны сценарии праздников и настроена работа всплывающих окон.
Настройка воронки продаж
Для работы с заявками специалисты Первого Бита спроектировали воронку продаж и подключили роботов, чтобы упростить повседневные задачи сотрудников. Так, например, для первичного контакта введены правила времени отклика, и если статус заявки не меняется, система автоматически создает задачу для менеджера и отправляет напоминание. На этапе бронирования CRM фиксирует дату и время, создает задачи по подтверждению и оплате, а также автоматически назначает ответственных по площадкам и юридическим лицам.
За 1–3 дня до мероприятия клиент получается напоминание, а менеджеру ставится задача на проверку. В день события система формирует для администраторов и аниматоров рабочий список всех активных заявок с указанием времени, площадки, ответственных и статусов, чтобы команда точно знала, что и когда нужно делать. После проведения мероприятия система автоматически отправляет письма с оценкой или предложением следующего визита.
Автоматизация рассылок
Команда Первого Бита подключила автоматические рассылки и настроила сегментацию клиентской базы. Были выделены группы: новые контакты (после первого события), постоянные (2+ мероприятия), неактивные (долгое отсутствие) и с приближающимися днями рождения.
Для каждого сегмента настроили триггерные сценарии: напоминания о праздниках и подготовке, предложения вернуться к следующему дню рождения, сезонные акции для неактивных клиентов (каникулы, Новый год). Рассылки автоматически отправляются при изменении стадии сделки, наступлении дня рождения или после периода
