УПД в бюджетном учреждении в 2026 году

Внедрять универсальный передаточный документ (УПД) в бюджетном учреждении разрешено и экономически выгодно. Учреждение может применять как форму УПД, рекомендованную ФНС, так и собственный вариант, если он закреплен в учетной политике и учетном регламенте.

Ключевое значение имеет статус документа: от него зависит, как УПД будет использоваться в бухгалтерском и налоговом учете у продавца и у покупателя.

С 1 января 2026 года при электронном оформлении хозяйственных операций обязательно применение УПД версии 5.03.

Факты применения УПД бюджетным учреждением

В бюджетном учреждении УПД применяют в двух основных режимах, в зависимости от характера операций.

1. Для приносящей доход деятельности
   Здесь используют УПД со статусом «1». В таком случае документ одновременно выполняет функции:

• счета-фактуры;
• первичного документа, оформляющего отгрузку (передачу) товаров, работ, услуг или прав.

Такой подход рекомендован ФНС в Приложении № 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Применение УПД со статусом «2» возможно только при соблюдении требований законодательства о бухгалтерском учете, в частности:

• части 2 и 4 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете (ФЗ № 402-ФЗ);
• пунктов 25 и 26 Федерального стандарта № 256н;
• подпункта «г» пункта 9 Федерального стандарта № 274н.

Именно эти нормы позволяют использовать УПД как единый первичный документ, если он содержит все обязательные реквизиты.

Для каких операций применим УПД

УПД в бюджетном учреждении применяют для оформления факта совершения хозяйственных операций, в том числе:

• при доставке продукции (отгрузка, самовывоз) с последующей передачей товара или груза представителю покупателя;
• при передаче права собственности на имущество;
• для подтверждения выполнения работ или оказания услуг в соответствии с условиями договора;
• при передаче комиссионером комитенту товаров (работ, услуг), приобретенных от своего имени в интересах комитента;
• в ситуациях, когда в одном документе удобно зафиксировать сразу несколько связанных операций – например, отгрузку товара и оказание сопутствующих услуг.

Важно. Когда по законодательству не требуется передаточный акт (например, при выставлении авансового счета-фактуры), применять УПД нельзя. В таких случаях используют отдельный счет-фактуру, поскольку:

• УПД нельзя применять только как счет-фактуру,
• он всегда должен выполнять функцию первичного документа, а не заменять счет-фактуру в чистом виде.

Полный перечень операций, для которых УПД может применяться в бюджетном учреждении, приведен в Приложении № 2 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Формы УПД и электронный формат

ФНС рекомендует использовать универсальный передаточный документ, форма которого объединяет в себе счет-фактуру и первичный учетный документ, подтверждающий:

• передачу товаров (имущества, прав);
• выполнение работ;
• оказание услуг.

Такая форма изложена в разъяснениях ФНС, в том числе в Письмах ФНС России от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18321@ и № ЕД-4-15/18322.

Есть особенности по графам:

• графа «1» действующего счета-фактуры может не включаться в УПД, так как она дублирует графу «А» в рекомендованной форме;
• если учреждение, наоборот, оставляет графу «1», графу «А» допускается исключить.
  Такие разъяснения даны в Письме ФНС России от 13.10.2021 № ЕА-4-26/14498@.

Создание собственной формы УПД допустимо.

Бюджетное учреждение вправе:

• взять за основу стандартный счет-фактуру;
• дополнить его реквизитами первичного документа (акт, накладная и др.).

Главное — закрепить выбранную форму УПД в учетной политике и локальных регламентах учреждения.

Электронный формат УПД

При наличии технической возможности учреждение может работать с электронным УПД. Для этого:

• электронные документы, подтверждающие отгрузку, выполнение работ или оказание услуг, оформляются только в формате УПД;
• ранее действовавшие отдельные электронные форматы счетов-фактур, актов, накладных отменены ФНС.

Ключевой момент для 2026 года: с 1 января 2026 года для электронного оформления хозяйственных операций обязателен формат УПД версии 5.03.

Как заполнить УПД бюджетному учреждению

Порядок заполнения УПД зависит от статуса документа и роли учреждения в сделке (продавец или покупатель).

Отдельно нужно учитывать специфику налогообложения:

• бюджетные учреждения на общей системе налогообложения по приносящей доход деятельности уплачивают налог на прибыль;
• НДС по такой деятельности, как правило, не начисляется,
  поэтому для целей бухгалтерского учета чаще выбирают УПД со статусом «2», когда документ работает как первичный учетный.

УПД, если бюджетное учреждение – продавец

Для продавца логика заполнения следующая.

То есть при статусе «1» УПД совмещает счет-фактуру и первичку, а при статусе «2» — только первичный документ, но при желании с указанием номера и даты счета-фактуры.

УПД, если бюджетное учреждение – покупатель

Когда бюджетное учреждение выступает покупателем, его задача проще:

• заполняются только поля, связанные с подтверждением приемки товаров, работ, услуг или прав — строки с 15 по 19;
• эти строки заполняются одинаково независимо от того, какой статус присвоен УПД — «1» или «2»;
• документ оформляется в день совершения операции, то есть в момент фактического получения имущества, работ или услуг.

Примеры заполнения УПД, включая корректное указание дат и детализацию реквизитов, приведены в Приложениях № 3 и 4 к Письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Итоги

Для бюджетных учреждений УПД — это универсальный инструмент оформления расчетов и хозяйственных операций:

• один документ может заменить счет-фактуру, накладную и акт;
• уменьшается объем бумажного документооборота и расходы на хранение и архивирование;
• ускоряется прохождение договорных документов между контрагентами;
• снижаются риски ошибок в налоговом и бухгалтерском учете за счет единообразной формы.

Особое значение в 2026 году имеет переход на обязательный электронный УПД версии 5.03 при оформлении операций в электронном виде. Поэтому бюджетным учреждениям важно заранее закрепить формат и статусы УПД в учетной политике и настроить учетные системы с учетом этих требований.